In 5 Schritten archivieren Sie E-Mails

E-Mail-Archivierung

Haben Sie jemals bemerkt, dass Ihr Microsoft Outlook-Konto zu einem Crawling verlangsamt wurde? Grundlegende E-Mail-Funktionen wie Senden/Empfangen verhalten sich ein wenig lustig? Überlegen Sie, die Größe Ihres Postfachs zu überprüfen. Du könntest schockiert sein, wenn du entdeckst, wie aufgebläht es ist.

In 5 Schritten archivieren Sie E-Mails

Bei den meisten Outlook-Versionen wird durch Klicken auf Datei > Ordner > Eigenschaften > Speicherung – oder durch Klicken mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Ordner und Auswählen von Eigenschaften – die Gesamtgröße nicht nur eines ausgewählten Ordners, sondern auch aller zugehörigen Unterordner angezeigt.

Autoarchivierung

Die Autoarchivierungsfunktion von Outlook ist so eingestellt, dass gelöschte Elemente, gesendete Elemente und abgelaufene Aufgaben und Kalenderelemente automatisch gesichert werden und auch outlook archiv erstellen ist möglich. Aber wenn Sie hunderte von Nachrichten pro Tag erhalten und diese nicht löschen oder aus Ihrem Posteingang verschieben, laufen Sie Gefahr, Ihr Konto zu sabotieren. Überschreiten Sie 2 GB Speicherplatz in einem überfüllten Posteingang und Outlook beginnt wirklich langsam zu laufen.

Doch die Lösung des Problems ist machbar. CMIT Solutions empfiehlt, dass Sie oder Ihr IT-Supportteam die folgenden fünf (5) Schritte ausführen, um die Einstellungen von Auto Archive zu ändern.

  1. Erstellen Sie einen neuen lokalen Ordner oder eine .pst-Datei (Personal Folders), um archivierte E-Mails zu speichern. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Überschrift Auf dem Arbeitsplatz am unteren Rand Ihrer Ordnerliste und wählen Sie Neuer Ordner.Benennen Sie den Ordner Archivierte Mail oder etwas anderes, das leicht zu erkennen ist. In älteren Outlook-Versionen können Sie Datei>Archiv auswählen und das Datum unter Archivierungselemente älter als ändern.
  2. Legen Sie eine neue Archivierungsregel an. Klicken Sie auf Extras > Regeln, wählen Sie Exchange aus dem Abschnitt Auf dem Arbeitsplatz und klicken Sie auf das + unten im Fenster. Nennen Sie der Regel etwas Sinnvolles und Erkennbares, wie „120 Tage, Autoarchivierung“.
  3. Definieren Sie das Zeitlimit und das Ziel für archivierbare E-Mails. Ändern Sie im Menü Wenn eine neue Nachricht eintrifft das Empfangsdatum (wir empfehlen 120-180 Tage) und ändern Sie dann das Folgende auf eine definierte Aktion wie „Nachricht verschieben + archivierte E-Mail“. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen für Aktiviert und dann auf OK. Wenn Sie in älteren Outlook-Versionen auf Extras>Optionen>Sonstiges>Autoarchiv klicken, werden ähnliche Optionen angezeigt.
  4. Führen Sie die neue Regel in bestehenden E-Mail-Ordnern aus. Wenn Sie eine neue Regel festlegen, dass alle E-Mails, die älter als sechs Monate sind, archiviert werden, lassen Sie nicht zu, dass ältere Nachrichten, die vor der Implementierung dieser Regel empfangen wurden, Ihren Posteingang weiterhin verstopfen. Wählen Sie den bevorzugten E-Mail-Ordner aus, klicken Sie auf Nachrichten>Regeln>180 Tag, Autoarchivierung und warten Sie geduldig, während sich Ihr E-Mail-Konto reorganisiert. Denken Sie daran, dass Sie diese Funktion für jeden gewünschten Ordner ausführen müssen; außerdem verwendet Outlook „Letztes geändertes Datum“ zur Archivierung, nicht „Empfangsdatum“.
  5. Möchten Sie auf Ihre archivierten E-Mails zugreifen? Ganz einfach – sie warten auf Sie direkt in der linken Spalte der Ordner – oder unter der Liste der.pst-Dateien auf Ihrem Computer – mit all Ihren anderen Mail-Ordnern. Der Schlüssel? Sie nehmen keinen Platz mehr in Ihrem Postfach ein.

Nur lokal

Natürlich kann die Archivierung nicht alle E-Mail-Krankheiten heilen. Wenn Sie über eine Outlook-Webanwendung auf Ihre E-Mails zugreifen, werden alle auf Ihrem lokalen Computer archivierten E-Mails nicht online angezeigt – die Archivierung bedeutet, dass sie nicht mehr auf dem Exchange-Server gehostet werden. Und eine.pst-Datei oder ein archivierter Ordner, der auf Ihrer lokalen Festplatte gespeichert ist, ist immer noch anfällig für katastrophalen Datenverlust, wenn sie nicht im Rahmen Ihres Backup- und Disaster Recovery-Plans (BDR) gesichert wird.

Denken Sie auch daran, dass Outlook keine echte E-Mail-Archivierungslösung ist – dieser QuickTip hilft Ihnen einfach, Speicherplatz innerhalb des Programms freizugeben, Ihre E-Mails NICHT per Offsite-Backup zu sichern oder über Jahre hinweg nach gesammelten Nachrichten zu suchen.